Briefen… dokumentet som vi lärt oss att både älska och hata

brief

Älska den när den är bra och ger en god bild av vad som förväntas och vad som skall åstadkommas. Hata när den är lika otydlig som en trasig kikare i tjock dimma. Vad kännetecknar egentligen en bra brief? Ja det finns det nog lika många synpunkter på som det finns beställare och kreatörer. Men en sak som sällan tas upp i sådana här ”listor” på hur man skriver en bra brief är inte innehållet i sig utan det är tillgängligheten och hanteringen av briefen. Något som vi konfronteras med dagligen när vi hjälper företag med råd och systemstöd i deras arbetsprocesser kring kampanjplanering, briefer och korrektur.

1) Tillgänglighet av brief

Se till att briefen alltid finns tillgänglig för de som skall följa den. Med det sagt så innebär det INTE att alla deltagare har den i sin inbox. Alla har inte god ordning i sina mailboxar och det är ett evigt letande om “var har jag den nu då”. Samla alla projektets dokument på EN plattform där alla samarbetar i ett och samma dokument.  Då kan man även skapa kommentarer eller frågor under projektets gång. Och utan att för den sakens skulle ändra i briefen som gör att det lätt florerar olika versioner.

2) Säkerhet

En annan anledning att INTE skicka ut briefer i flera mail boxar är säkerheten. Många briefer innehåller ju t ex affärshemligheter, lanserings- och säljstrategier som kan vara känsligt om det kommer ut till obehöriga. Och liggande i en inkorg på en Laptop med en tillhörande text om att innehållet är konfidentiellt löser ju knappast det problemet. Återigen, att samla brief och övriga dokument kring ett projekt på en lösenordsskyddad yta dit deltagarna får logga in för att komma åt info ger även en mycket säkrare hantering av briefinnehåll och annat känslig information. Och genom endast bjuda in behöriga i projektet får din brief inte större spridning än vad som krävs för att genomföra projektet

3) Utformning

Hur en brief skall utformas finns det nog lika många svar på som det finns förståsigpåare i ämnet. Men en sak har förhoppningsvis alla gemensamt; att den alltid bör följa en viss mall och tågordning. Briefer som får författas fritt i worddokument eller i mail riskerar att i värsta fall missförstås eller åtminstone bli svårlästa och föremål för tolkningsproblem. Att följa en viss mall säkerställer att all nödvändig information finns med samt att den blir lätt att läsa när man vet var man hittar viss information utan att behöva leta efter det.

4) Innehåll

Bortsett från det alldeles uppenbara att briefen skall innehålla ALL information som briefmottagaren (läs byrån) behöver veta för att kunna göra ett så bra och gediget jobb som möjligt så tycker jag det viktigaste att poängtera hur innehållet ska skrivas. För den enkla delen är ju praktiska och tekniska förutsättningar, bakgrundsfakta, målbilder etc. Sånt som enkelt går att verifiera och kvantifiera.

Och med hur det skall skrivas menar jag hur man anpassar nivån på att styra inriktningen på det arbete man vill ha utfört. För visst vill man vara tydligt och säker på att man får det man själv vill och tror på. Men risken om du styr för hårt är ju att du stryper kreativiteten och att byrån till slut inte vågar göra annat än det du säger. Dem lär sig då till slut att du inte släpper igenom annat än just sånt som du själv gillar eller som du själv antytt att du vill ha.

Å andra sidan om du styr för dåligt och lämnar alltför fria tyglar riskerar att få nånting i knäet som du varken tror på, vill ha eller överhuvudtaget kan ta ansvar för internt. Så hur skall man tänka då? Jag tror att det gäller att hitta balansen mellan att vara extremt tydlig i förutsättningar och mål. Men att, i alla fall initialt, ge ganska fria tyglar när det kommer till hur det skall gå till. Bättre, om man måste, att be nån göra om och göra rätt som tagit ut svängarna för mycket än för lite. Det är utvecklande och inspirerande för att parter att få ha möjligheten att förflytta gränser  snarare än att hela tiden jobba för att hålla sig inom förutbestämda ramar.

5) Uppföljning

Glöm inte att plocka fram briefen igen när det är dags för uppföljningen. Det är lätt att en uppföljningen enbart blir en historia kring vad som har hänt och vad man har uppnått. Men precis lika viktigt som det är att jämföra med tidigare aktiviviteters resultat, så bör man stämma av mot briefen om allting faktiskt gått som planerat. Ändrade vi på nåt? Tog det längre tid än vi räknade med? Varför i så fall?…..etc. Lika viktigt att lära sig av resultaten är det att lära sig av processerna för att kunna fortsätta slipa på detaljer i kreativa processer och i samarbeten.

En bra värdemätare är att t ex följa hur korrekturarbetet går. Kreativa processer med alltför många korrektursvängar bör man titta på och se hur man kan förbättra. Handlar det om otydlighet, bristande engagemang eller för många kockar som rör i soppan. Det finns mycket att vinna på att ha tydliga arbetsprocesser för korrekturarbetet. Dels för att få produktionerna att löpa smidigare men inte minst för att minimera antalet felaktigheter som kan så företaget dyrt. Läs mer om verktyg för kampanjhantering här.

Vill du läsa mer om brief-mallar? Läs mer om briefmallar på hos Guldägget.

Footprint Labs är en kampanj och anaysplattform för att stödja dig i dina kampanj- och CRM-flöden. Läs mer om Footprint Labs moduler nedan

Ett verktyg för hantering av korrektur

Ett enkätverktyg för uppföljning och analys

Ett komplett verktyg för kampanjhantering

Kundanalys och tracking

Market footprint

Verktyg för marknadsundersökningar och trackingar